Het Wams drieluik – coördinatie
Wat kan er straks qua gegevensuitwisseling binnen het Sociaal domein onder de Wams?
In het derde en laatste deel van dit drieluik ga ik verder in op wat de Wams betekent voor de coördinatietaak van gemeenten. In tegenstelling tot de toeleidings– en hulpverleningstaak, heeft de Wams op deze taak juist wél directe invloed. Wat er gaat veranderen? Je leest het in deze blog. Check ook dit VNG webinar.
Aanleiding
Bij de aanpak van meervoudige problematiek in het sociaal domein wordt onderscheid gemaakt tussen drie verschillende typen gemeentelijke taken met elk hun eigen wettelijk kader voor gegevensverwerking. De drie taken zijn:
- Toeleiding: alle taken die toezien op het proces, van eerste melding tot en met besluitvorming over gevraagde hulp.
- Hulpverlening: het – al dan niet op basis van een formeel besluit van de gemeente – daadwerkelijk uitvoeren van hulp.
- Coördinatie: het op elkaar afstemmen, en zo nodig bijstellen, van lopende interventies en dienstverlening bij meer dan één hulpvraag met een onderlinge samenhang.
Soms heeft een gemeentelijke professional meerdere taken, wat kan leiden tot vragen en problemen (het pettenvraagstuk). Het is daarom belangrijk om onderscheid te maken tussen deze taken. Maar welke bevoegdheden biedt iedere taak? Is iedere taak een wettelijke taak van de gemeente? En wat zijn de problemen waar gemeentelijke professionals tegenaan lopen? Middels een drieluik wil ik dit per taak toelichten. Vandaag lees je meer over de taak coördinatie. Ook benieuwd naar de andere taken? Lees dan hier mijn blog over de taak ‘Toeleiding’ en mijn blog over de taak ‘Hulpverlening’.
Wat houdt de taak coördinatie in?
Soms hebben gezinnen met meervoudige problematiek verschillende hulpvragen die niet los van elkaar kunnen worden gezien. Ook kan het voorkomen dat meerdere hulpverleners of instanties betrokken zijn bij een gezin. In deze situaties kan het nodig zijn om een coördinator aan te wijzen. De coördinator moet ervoor zorgen dat de verschillende hulpverleningsinstanties en betrokken partijen goed samenwerken en op elkaar zijn afgestemd, met als doel om de hulpverlening effectief en efficiënt te laten verlopen, zonder overlap, tegenstrijdigheden of hiaten in de dienstverlening. De coördinator heeft hierbij de volgende taken:
- Zorgen voor samenwerking en regie: De coördinator brengt de betrokken partijen bij elkaar, faciliteert casusoverleg en zorgt voor een gezamenlijke aanpak.
- Zorgen voor een integrale benadering: De coördinator bekijkt de situatie van de cliënt als geheel en zorgt voor een integrale benadering van de problematiek. Hierbij wordt niet alleen gekeken naar afzonderlijke hulpvragen, maar ook naar de onderlinge samenhang en mogelijke verbanden tussen verschillende problemen.
- Zorgen voor informatiedeling: Het delen van relevante informatie tussen betrokken partijen is een belangrijk onderdeel van de coördinatietaak. Hierbij worden uiteraard de privacyregels en gegevensbescherming in acht genomen. Het delen van informatie helpt professionals om op de hoogte te zijn van elkaars activiteiten en de hulpverlening beter op elkaar af te stemmen.
- Zorgen voor monitoring en evaluatie: De coördinator bewaakt de voortgang van de hulpverlening en evalueert regelmatig de effectiviteit van de ingezette interventies. Indien nodig kunnen aanpassingen worden gemaakt of nieuwe interventies worden voorgesteld om de gewenste resultaten te behalen.
Kortom, de coördinatietaak heeft dus als doel een samenhangende aanpak te creëren, waarbij verschillende betrokken partijen op een gecoördineerde manier samenwerken om de meervoudige problematiek aan te pakken. Dit is de verantwoordelijkheid van het sociaal domein.
Domeinoverstijgende coördinatie
Daarnaast is er ook nog de coördinatie van ernstige meervoudige problematiek bij inwoners/gezinnen in de samenleving. Hierbij hebben individuen of gezinnen te maken met complexe en ernstige problemen op verschillende levensgebieden, zoals verslavingsproblemen, kindermishandeling, verwaarlozing, huisvestingsproblemen en schulden. Bijvoorbeeld: een gezin waarbij de vader drugsverslaafd is en in de reclassering zit en de moeder twee kinderen heeft met een andere vader en ondertoezichtstelling (OTS) is. Of een gezin waarbij de kinderen gedragsproblemen hebben omdat ze worden geslagen door hun vader en waarvan de moeder verward en suicidaal is. Vanwege onderliggende oorzaken is bij deze casuïstiek handhaving en strafrecht alleen vaak onvoldoende. Deze casussen vragen om procesregie en domeinoversteigende samenwerking, voornamelijk op het gebied van zorg en veiligheid, én met mogelijk aangrenzende gebieden (‘aanpalende domeinen’) zoals onderwijs, welzijn en wonen. Niet alleen om deze problematiek het hoofd te bieden, maar ook om overlast en criminaliteit vroegtijdig te signaleren en integraal aan te pakken.
Wijkteams en het pettenvraagstuk
Sinds de decentralisaties van overheidstaken vervullen medewerkers in het sociaal domein vaak meerdere taken. Bij elke ‘pet’ geldt een ander juridisch kader voor de verwerking van persoonsgegevens. Hierdoor ontstaat er rond kwetsbare huishoudens vaak discussie tussen hulpverlener en gemeente over het wel of niet mogen delen van gegevens. Want is een ambtenaar die coördinatietaken uitvoert een ambtenaar of een coördinator? Geldt het beroepsgeheim bij coördinatietaken? Wie is er verwerkingsverantwoordelijke? En wanneer mag de professional bij samenwerking welke gegevens delen? Ik leg het weer uit aan de hand van een voorbeeld.
De coördinatietaak is wettelijk niet expliciet vastgelegd als taak. Wie deze rol op zich neemt (of: krijgt), wordt bepaald door afspraken tussen de betrokken instanties en hulpverleners, uiteraard in overleg met de betrokkene. Zoals het nu in de praktijk gaat: de gemeente kán de coördinatietaak op zich nemen, maar ook een medewerker van het wijkteam of een hulpverlenende instantie. Alleen is dit in de praktijk vaak zeer onlogisch. Want dan zal bij besluit van college of burgemeester (in een besluit of aanwijzing) een externe coördinator worden aangewezen, die vervolgens alle betrokken partijen (binnen de vier wetten van het sociaal domein) bij elkaar brengt. Terwijl dit de directe collega’s van de toeleider in kwestie kunnen zijn. De gemeente dient dus goed af te wegen waar/bij wie zij de coördinatietaak belegt. Het uitgangspunt is in ieder geval dat de betrokken partijen, inclusief de betrokkene, het belangrijk vinden dat er iemand is die als coördinator optreedt. Ze maken gezamenlijk afspraken over de taken van de coördinator en informeren de betrokkene hierover. In de praktijk zien we vaak dat de meest betrokken persoon deze rol krijgt, dit is meestal de toeleider (vanuit de Jeugdwet of Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo)). Deze toeleider krijgt dan de wettelijk taak van coördinator om te mogen afstemmen met de andere materiewetten (Wmo, Jeugdwet, Participatiewet en Wet Gemeentelijke Schuldhulpverlening (WGS)) binnen het sociaal domein.
Praktijkvoorbeeld
Een gezin heeft financiële problemen, wat leidt tot huiselijk geweld en gedragsproblemen bij de kinderen op school. Bij de aanpak van deze meervoudige problematiek zijn verschillende partijen betrokken, zoals de toeleider, maatschappelijk werkers, jeugdzorgmedewerkers, leerkrachten en vertegenwoordigers van instanties voor huiselijk geweld. Om ervoor te zorgen dat alle betrokken partijen op één lijn zitten, is een coördinator nodig die de regie neemt, de partijen bij elkaar brengt en een casusoverleg organiseert waar professionals informatie uitwisselen en een gezamenlijke aanpak opstellen.
Als iemand de coördinatie op zich neemt, is het belangrijk om vast te stellen vanuit welke taak hij dat doet. Die taak bepaalt namelijk het juridisch kader voor de gegevensverwerking. Vaak zien we dat een betrokken toeleider de coördinatie op zich neemt, omdat dit past bij zijn eigen taak en rol ten opzichte van het gezin. Daarnaast kan het college van burgemeester en wethouders (B&W) de coördinatierol ook bij een aparte coördinator beleggen als onderdeel van de hulpverlening of ondersteuning. De partij die de coördinatierol op zich neemt, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens die deze taak met zich meebrengt. Dat kan dus bijvoorbeeld de aanbieder van jeugdhulp zijn, de gemeente of een andere partij die betrokken is bij de hulpverlening. De afzonderlijke partijen blijven verantwoordelijk voor de gegevensverwerking voor wat betreft hun eigen aandeel in de werkzaamheden. Ook is de coördinator verantwoordelijk voor het coördinatiedossier. De coördinator zorgt ervoor dat de betrokken professionals relevante informatie delen over het gezin.
De maatschappelijk werker kan bijvoorbeeld informatie verstrekken over de financiële situatie van het gezin, terwijl de leerkracht informatie kan geven over het gedrag van de kinderen op school. Door deze informatie te delen, krijgen alle professionals een vollediger beeld van de situatie en kunnen ze hun hulpverlening beter afstemmen. Wel wordt aangeraden om gegevens voor de coördinatietaak onder te brengen in een apart coördinatiedossier. Toeleidings- en hulpverleningsdossiers bevatten vaak veel gedetailleerde en gevoelige persoonsgegevens die niet nodig zijn voor de coördinatie. Dit zorgt ook voor duidelijkheid richting de betrokkenen over de rol die de verschillende partijen spelen. Ook moet de coördinator nu nog het beroepsgeheim respecteren en ervoor zorgen dat de gegevensuitwisseling plaatsvindt in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving en met de toestemming van de cliënt. Het waarborgen van privacy en vertrouwelijkheid is van groot belang bij het uitvoeren van de coördinatietaak. Wees dus ook altijd transparant naar de inwoner wat er met zijn persoonsgegevens gebeurt.
Wat gaat er veranderen met de Wams?
In tegenstelling tot de toeleidings- en hulpverleningstaak, heeft de Wams juist wél directe invloed op de coördinatietaak. Met de invoering van de Wams wordt de coördinatie bij meervoudige problematiek een taak van de gemeente. Dit betekent dat de coördinatie van hulpverlening bij complexe problematiek straks expliciet is geregeld in de wet en daarmee een grondslag heeft binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit heeft gevolgen voor de verantwoordelijkheden van de coördinator en de manier waarop gegevens worden verwerkt en gedeeld. De WAMS geeft de gemeente straks de wettelijke grondslag om binnen het sociaal domein gegevens te delen en te verwerken. Kortom, de Wams zorgt er o.a. voor dat:
- Er een stevigere juridische basis is voor de coördinator, waardoor de gemeente meer verantwoordelijkheid draagt en de coördinatierol effectiever kan worden ingevuld.
- Een rechtmatige verwerking van persoonsgegevens, incl. gezondheid en strafrechtelijke gegeven, kan plaatsvinden en een betere gecoördineerde aanpak bij meervoudige problematiek.
- Persoonsgegevens waarover het college al beschikt op basis van zijn sociaal domeintaken verder verwerkt kunnen worden ten behoeve van de gecoördineerde aanpak.
- Voor partijen met een wettelijk beroepsgeheim een specifieke bepaling geldt, op grond waarvan zij onder voorwaarde zonder toestemming informatie mogen verstrekken.
- Er een regeling is met spelregels voor de verwerking van persoonsgegevens in een casusoverleg.
- Voor de coördinatiefase de verwerkingsverantwoordelijkheid in de wet is geregeld.
Het blijft natuurlijk belangrijk om te bepalen of het verwerken van gegevens nodis is voor het bieden van hulp. Gemeenten en andere organisaties moeten volgens de AVG een reden (doel) hebben om persoonsgegevens te verwerken. Met de introductie van de Wams blijft dat zo.
Maar dat is niet alles. Specifiek voor ernstige meervoudige problematiek en dus domeinoverstijgende coördinatie geldt dat de doorbreking van het (medisch) beroepsgeheim op grond van de Wgbo, de Wet BIG of de Jeugdwet ten behoeve van een gecoördineerde aanpak, is opgenomen in een regeling. Op grond hiervan mag de professional gegevens verstrekken zonder toestemming indien dat naar zijn oordeel noodzakelijk is gelet op zijn plicht om goede hulp of zorg te verstrekken, om ernstige meervoudige problematiek van de cliënt of zijn gezinsleden te beperken of te voorkomen en de verstrekking tevens in het belang is van de cliënt, zijn gezinsleden of mensen in hun omgeving. Ernstige problematiek geldt in dat geval als doelbinding voor de gegevensuitwisseling.
Conclusie
De coördinatietaak is momenteel geen wettelijke taak voor gemeenten, maar dit verandert met de invoering van de Wams. Met de komst van de Wams wordt de gemeente wettelijk verantwoordelijk voor het coördineren van hulpverlening bij meervoudige problematiek. De gemeente krijgt dus de taak om een coördinator aan te stellen die verschillende partijen samenbrengt, overleg faciliteert en zorgt voor een gezamenlijke aanpak. Met de invoering van de Wams wordt het delen van persoonsgegevens tussen gemeenten en andere organisaties dus mogelijk, wat efficiënte afhandeling van zaken en diensten bevordert. Dit moet er met name voor gaan zorgen dat domeinoverstijgende samenwerking bij de coordinatie van ernstige meervoudige problematiek eenvoudiger wordt.
Uiteindelijk komt de Wams er natuurlijk om inwoners beter van dienst te kunnen zijn. En voor de gezinnen met meervoudige problematiek een sterker gecoördineerde aanpak neer te kunnen zetten om criminaliteit en overlast terug te dringen. Daarbij geldt uiteraard dat de Wams niet alles kan oplossen. Gemeenten en andere organisaties moeten ook organisatorische veranderingen doorvoeren om goed samen te kunnen werken, zoals duidelijke werkprocessen, het verstrekken van handreikingen en het bieden van trainingen.
Dit Wams drieluik kwam mede tot stand met hulp van Gerjan Schoemaker. Veel dank, broer!
Wil je naar aanleiding van deze blog meer weten over hoe je als gemeente het zorgvuldig delen van gegevens in het sociaal domein goed kunnen bestendigen? Schrijf je dan in voor de opleiding ‘Gegevensdeling in het Sociaal Domein 2022-2023’.
